COMMENT MENER UN ENTRETIEN PROFESSIONNEL EN EHPAD ?

In Gerontonews.com, septembre 2016

Depuis mars 2014, les employeurs ont l’obligation de proposer à leurs salariés un entretien professionnel tous les deux ans. Objectif visé : envisager leurs perspectives d’évolution professionnelle et les formations qui peuvent y contribuer. Le point sur les modalités de mise en œuvre de ce nouveau rendez-vous employeurs/salariés.

Principes et cadre législatif

Introduit au sein du code du travail dans le cadre de la réforme professionnelle (loi n° 2014-288 du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale, article L6315-1), l’entretien professionnel est depuis une obligation sociale pour les employeurs. Ce temps d’échange entre le salarié et son employeur est « consacré à ses perspectives d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d’emploi ». À cet effet, l’employeur peut notamment l’informer, en amont ou à l’occasion de cet entretien, de sa possibilité de recourir à des services de conseil en évolution professionnelle (CEP) ou au compte personnel de formation (CPF), deux dispositifs accessibles depuis le 1er janvier 2015.
Plus globalement, cet entretien vise à entretenir la motivation du salarié, identifier ses besoins d’accompagnement et/ou de formation afin de maintenir son employabilité (une obligation pour l’employeur), définir conjointement un projet professionnel répondant à la fois à ses aspirations et aux besoins de l’établissement et/ou association. Il permet aussi à l’employeur d’anticiper des évolutions professionnelles et d’alimenter sa démarche de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC), ainsi que l’élaboration du plan de formation.

À noter :

– Ce dispositif remplace deux entretiens individuels jusqu’alors obligatoires : celui de seconde partie de carrière et celui de retour de congé de maternité.
– Il ne doit pas être confondu avec l’entretien annuel ou d’évaluation, lequel porte sur les résultats obtenus et les objectifs à atteindre.

Modalités

La loi ne précise pas le contenu de l’entretien. À défaut de stipulations dans l’accord de branche ou d’entreprise, directeur/responsable de structure le définit en fonction des orientations stratégiques de l’établissement : bilan du parcours professionnel du salarié avant/depuis son entrée dans l’établissement, identification des besoins de l’établissement et des aspirations et compétences du salarié, évaluation de l’employabilité, perspectives d’évolution professionnelle, progression, changement de poste, projet de mobilité…
L’entretien doit se dérouler pendant le temps de travail du salarié. Pour des questions de temps, d’organisation, il peut être organisé avant ou après l’entretien annuel, mais il faut veiller à bien prévoir deux temps distincts.
Il doit être formalisé par un document écrit, dont une copie est remise au salarié.

Qui est concerné ?

Tous les salariés sont concernés par ce dispositif quelles que soient la nature de leur contrat de travail (CDI, CDD…, y compris ceux en contrat de professionnalisation ou d’apprentissage), leur durée de travail (temps plein ou temps partiel), leur ancienneté ainsi que la taille de l’entreprise et son secteur d’activité.
En sont toutefois exclus les salariés mis à disposition des entreprises d’accueil, ceux intervenant dans le cadre d’une sous-traitance ainsi que les intérimaires.

Qui s’en charge ?

Aucune obligation ne s’impose en la matière. Le choix est souvent fonction de l’organisation et des ressources de la structure. Il peut ainsi s’agir de l’employeur lui-même (TPE), du responsable direct du salarié (cadres de proximité) ou du responsable des ressources humaines ou de la formation.
Reste que la personne en charge de la conduite de cet entretien professionnel doit, outre des qualités relationnelles, d’écoute et d’analyse, savoir favoriser l’expression du salarié, connaître les activités de l’établissement et/ou association, ses métiers et emplois, les modalités d’accès à la formation et à la certification, ainsi que les dispositifs à mobiliser pour s’orienter (CEP, bilan de compétences), ou encore, savoir repérer les souhaits d’évolution du salarié et lui proposer des actions adaptées.

Selon quelles échéances ?

-> Tous les 2 ans

L’entretien professionnel doit avoir lieu tous les 2 ans (à partir de l’entrée dans l’entreprise, puis de la date de l’entretien précédent). Pour les salariés recrutés avant le 7 mars 2014, les entretiens professionnels devaient être réalisés avant le 7 mars 2016. Quant à ceux recrutés depuis, ils doivent être informés, dès leur embauche, de l’existence de ce dispositif (via une mention dans le livret d’accueil, le contrat de travail par exemple) et l’effectuer au bout de deux ans d’ancienneté.
À noter : cet entretien doit être systématiquement planifié après certaines périodes d’absence ou de réduction d’activité du salarié (congé de maternité, congé parental d’éducation, congé d’adoption, congé de soutien familial, congé sabbatique, période de mobilité volontaire sécurisée, arrêt maladie de plus de 6 mois, mandat syndical).

-> État des lieux tous les 6 ans

Tous les 6 ans, l’entretien professionnel doit être l’occasion de dresser un état des lieux du parcours professionnel du salarié. Concrètement, l’employeur doit non seulement vérifier que ce dernier a bien bénéficié des entretiens professionnels prévus au cours des six années écoulées, mais aussi suivi au moins une action de formation, et/ou obtenu des éléments de certification professionnelle (diplôme, titre professionnel…) par la formation ou une validation des acquis de l’expérience (VAE), et/ou progressé au plan salarial (augmentation individuelle) ou professionnel (en termes de fonctions, missions…).
Un compte-rendu de cet état des lieux doit, là encore, être rédigé et une copie remise au salarié.

Sanctions

Dans les structures d’au moins 50 salariés, lorsqu’au cours des six dernières années, le salarié n’a pas bénéficié des entretiens prévus et d’au moins 2 des 3 mesures obligatoires (formation, acquisition d’une certification ou progression), l’employeur doit abonder son compte personnel de formation (CPF) de 100 heures (130 h s’il est à temps partiel), sachant que le salarié a la possibilité d’utiliser cet abondement sur le temps de travail sans l’accord de son employeur. Ce dernier doit aussi verser à l’organisme paritaire collecteur agréé (OPCA) dont il relève une somme forfaitaire (soit 100 ou 130 h x 30 € par salarié concerné).

Conseils, informations auprès de son OPCA

Le directeur d’établissement peut se rapprocher de son OPCA pour l’aider dans cette démarche [Unifaf (Fehap, Syneas, Fegapei…) pour la branche professionnelle sanitaire, sociale et médico-sociale, privée à but non lucratif ou Actalians (Synerpa, Fédération de l’hospitalisation privée – FHP…) pour les établissements de l’hospitalisation privée à caractère commercial].
Actalians tout comme l’Unifaf ont ainsi édité des guides pratiques sur l’entretien professionnel spécifiques aux salariés et aux employeurs ainsi que des fiches outils (grille de préparation, grille de conduite, modèle de compte rendu, trame d’entretien/trame en cas d’absence longue durée/trame d’entretien de bilan à 6 ans..). L’Unifaf propose également des ateliers méthodologiques pour s’approprier les clés de la mise en place des entretiens professionnels ou des actions de formation collective destinées aux encadrants pour la conduite des entretiens.

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