Après l’élaboration d’un premier guide de contrôle des établissements et services sociaux et médico-sociaux en 2007, l’Inspection générale des affaires sociales (Igas) vient d’établir de nouveaux outils d’aide au contrôle, création des agences régionales de santé (ARS) et réorganisation des services de l’État obligent ! Décryptage de ce nouveau guide méthodologique et des 12 cahiers d’aide à la construction, également destinés aux responsables de structures.
« Les établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS) sont soumis à de nombreuses règles dont la justification trouve son origine dans l’obligation d’assurer la santé, la sécurité ou le bien-être moral ou physique des personnes prises en charge et dans le fait que des financements publics peuvent être mobilisés. Afin de vérifier le respect de ces règles et de leurs principes, la loi confie à plusieurs autorités le pouvoir de réaliser des contrôles qui peuvent conduire à différentes décisions vis-à-vis de la structure contrôlée », indique l’Igas en préambule de la présentation de ces nouveaux outils d’abord destinés aux agents des services de contrôle notamment des agences régionales de santé (ARS), des services de l’État et des conseils généraux, ainsi qu’à ceux assurant le suivi et le financement des structures au niveau des administrations. Cependant, ces outils peuvent aussi être utilisés par les responsables des EESMS pour disposer d’informations juridiques et faire des points de situation sur leur fonctionnement.
Objectifs
En pratique, ces documents peuvent être employés pour :
• connaître les bases juridiques et méthodologiques du contrôle (qui fait quoi en contrôle ?) ;
• connaître les principaux textes juridiques qui s’appliquent aux différents types de structures, ainsi que les documents utiles à prendre en compte (par exemple recommandations de bonnes pratiques professionnelles de l’Agence nationale de l’évaluation et de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux – Anesm) ;
• fournir des outils d’aide à la préparation d’un contrôle lorsqu’il n’existe pas de grille prédéterminée.
Les documents étant dématérialisés, l’accès aux informations peut se faire de plusieurs façons : à partir du sommaire de chaque document, de liens hypertextes internes, ou par la fonction « rechercher » du logiciel support.
Architecture du guide et des cahiers
Le guide méthodologique comprend trois parties :
- un référentiel juridique qui indique les différents types de structures, décrit les principales procédures qui s’appliquent aux établissements et services, explicite les bases du contrôle : quels sont les contrôles ? Quelles autorités peuvent agir ? Quels agents peuvent contrôler ? Quelles suites peuvent être données aux constats faits et par quelles autorités ? ;
- une présentation du contenu des contrôles. Cette 2e partie est consacrée aux règles à prendre en compte pour juger de la situation d’une structure, aux recommandations pouvant contribuer à l’appréciation d’une situation, aux questions pouvant servir pour un contrôle, aux sources d’informations pouvant apporter des réponses aux questions posées ;
- un mode d’utilisation des informations figurant dans ces deux premières parties, les résumant et les intégrant dans une démarche de construction d’un contrôle.
Ce guide est accompagné de 12 cahiers d’aide à la construction du contrôle d’une structure sociale ou médico-sociale, un pour chaque catégorie de structures citée à l’article L. 312-1 du Code de l’action sociale et des familles (CASF) (protection de l’enfance, enfance handicapée, personnes âgées, personnes en difficultés spécifiques… hors I-10, I-14, I-15 et lieux de vie et d’accueil). Tous sont établis selon le même plan.
Ainsi, chaque cahier permet d’accéder aux menus suivants, en cliquant sur des mots clés figurant dès le début :
1. Aller au sommaire du cahier.
2. Identifier les différents types d’établissements et services concernés par le guide mais aussi de déterminer, pour chaque type de structure, les autorités et les agents chargés de contrôles, et les autorités pouvant prendre des décisions suite aux constats.
3. Connaître les principales procédures administratives applicables aux structures visées par le cahier.
4. Regrouper, avant de partir faire un contrôle, les informations déjà disponibles au sein des services (arrêtés d’autorisations, contrat pluriannuel d’objectifs et de moyens, convention tripartite pour les Ehpad, rapports d’évaluation interne et externe, réclamations sur la structure, suites données, compte rendu visite de conformité…).
5. Connaître la carte des principales fonctions de la structure (gouvernance, fonctions support, prise en charge et relations avec l’extérieur).
6. Repérer les sources d’informations utiles lors d’un contrôle.
Le cahier n°6 pour les structures prenant en charge des personnes âgées
Les établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (Ehpad) y compris les petites unités de vie (PUV) ayant signé une convention tripartite, les Ehpa médicalisés et non médicalisés, les logements foyers y compris les Maisons d’accueil rural pour personnes âgées (Marpa), les centres d’accueil de jour pour personnes âgées, les services de soins infirmiers à domicile (Ssiad), les services polyvalents d’aide et de soins à domicile (Spasad), et les services d’aide et d’accompagnement à domicile (Saad) sont parmi les structures concernées par ce cahier n°6.
Selon leurs particularités, ces structures sont concernées par les procédures suivantes (voir schéma ci-dessous) :
- autorisation valant habilitation à recevoir des bénéficiaires de l’aide sociale ;
- tarification des prestations fournies ;
- convention ;
- convention tripartite (Ehpad), contrat pluriannuel d’objectifs et de moyens (facultatif) ;
- agrément au titre du code du travail pour les services d’aide et d’accompagnement à domicile qui le souhaitent ;
- évaluation continue des activités et de la qualité des prestations délivrées avec évaluation interne et évaluation externe ;
- renouvellement de la ou des autorisations.
