COMMENT RECADRER UN SALARIE ?

In Gerontonews.com, novembre 2016

Il arrive parfois qu’un salarié déborde dans le cadre professionnel via des agissements ou comportements non conformes avec le règlement, les modalités de travail, les tâches et missions qui lui incombent, mais aussi l’éthique et les valeurs de l’établissement. La plupart du temps, un entretien de recadrage s’impose. Mené par son supérieur hiérarchique, celui-ci sera l’occasion de pointer le(s) écart(s) ou dysfonctionnement(s) constaté(s) tout en aidant le collaborateur qui a dérapé à “redresser la barre”.

Généralités

Manquement au règlement, comportement inadapté vis-à-vis d’un résident, d’une famille, d’un collègue de travail ou comportement perturbateur au sein de l’équipe, contestation de l’autorité, mais aussi absence de motivation, d’implication dans le travail (manque de rigueur, manque d’adhésion…), retards récurrents, manque de résultats, non-conformités par rapport à un travail donné, une procédure, un protocole, manque d’esprit d’équipe, démobilisation, conflit au sein de l’équipe imputé à un collaborateur… sont autant de raisons qui doivent conduire un manager à recadrer un salarié “défaillant”.
Pour ce faire, celui-ci doit toutefois au préalable apprécier avec soin la nature de la “faute” afin de réagir de façon proportionnée et être en phase avec les sanctions prises précédemment dans la structure. Le “deux poids deux mesures” pour une faute identique n’étant pas acceptable. De même, doit-il “rectifier le tir” sans tarder au risque de voir les choses s’aggraver et/ou d’être décrédibilisé par les autres membres de l’équipe.

Modalités du recadrage

• Dans un premier temps, ce recadrage peut s’effectuer de façon informelle. Le manager rappelle alors au collaborateur le cadre, c’est-à-dire ce que l’on attend de lui compte tenu de sa fonction (activités, missions, délégation …) avec la fiche de poste, ainsi que les règles de fonctionnement, les modalités de travail, voire les règles implicites qui relèvent du comportement (ce qui se fait/ce qui ne se fait pas) et de la culture propre à l’établissement.
• Dans un second temps, si le salarié n’a pas modifié son comportement par rapport aux faits qui lui sont reprochés (dysfonctionnements, écart(s) de comportement ou de performance), que pour autant ceux-ci ne relèvent pas d’une sanction disciplinaire (du type blâme, mise à pied, rétrogradation, mutation, licenciement pour faute réelle et sérieuse/pour faute grave ou lourde) et que le responsable hiérarchique considère qu’il existe une marge de progression, un entretien de recadrage s’impose alors.

Cette mise au point doit permettre à la fois d’exposer les dysfonctionnements ou écarts constatés puis d’élaborer si nécessaire des mesures correctrices. S’il ne s’agit pas d’un entretien officiel, cadré par la loi, celui-ci doit néanmoins être structuré sur la base de critères définis lors du recrutement (savoirs, savoir-faire, savoirs être détaillés) et notamment du règlement intérieur (obligatoire dans les entreprises d’au moins 20 salariés) qui fixe les règles générales et permanentes relatives à la discipline, entre autres la nature et l’échelle des sanctions.
Lors de cet entretien, le responsable doit d’abord exposer de façon claire, objective et sans agressivité les faits reprochés au salarié. Il doit être précis, concret – plus vous êtes factuel (date, chiffres, traçabilité de l’événement) plus vous êtes crédible –, et centré sur les écarts constatés. Il doit aussi pointer les répercussions qui en découlent pour l’équipe (par exemple s’il s’agit de retards ceux-ci ne sont pas sans conséquence sur les collègues qui doivent faire sans lui dans des conditions de travail dégradées), l’établissement, la clientèle (les résidents). Le manager doit ensuite lui demander de s’en expliquer. Le but de cet entretien de recadrage est en effet davantage de chercher à comprendre (l’origine du dysfonctionnement) plutôt que de juger, de responsabiliser et non de faire la morale.
Enfin, le cadre devra la plupart du temps proposer l’élaboration commune d’un plan d’amélioration en déclinant les objectifs fixés, le calendrier, et les ressources et moyens éventuellement nécessaires (formation, tutorat, moyens/matériels supplémentaires, autre organisation de travail…).
À noter : si un plan d’actions a été prévu, il convient de planifier d’autres rencontres (environ 2) dans les mois qui suivent afin de pointer les réussites ou difficultés et de rectifier le cap si besoin.

Ne pas confondre entretien de recadrage et entretien disciplinaire

L’entretien de recadrage ne doit pas être confondu avec celui préalable prévu dans le cadre d’une procédure disciplinaire mise en œuvre pour sanctionner un salarié ayant agi de manière fautive. Si les explications du salarié sont bien recueillies lors de ces deux entretiens, le but recherché n’est pas le même : le premier vise à comprendre les écarts constatés et à faire en sorte de “redresser la barre” tandis que le second précède en principe une sanction. De même, le premier n’est pas encadré par la loi à la différence du second formalisé dans le cadre de cette procédure disciplinaire. Ainsi pour l’entretien de recadrage, la convocation est orale et le collaborateur vient seul.

À noter :

-> L’employeur peut considérer comme des agissements fautifs :
– le non-respect des règles de discipline fixées par le règlement intérieur ou par note de service ;
– le refus de se conformer à un ordre de l’employeur ;
– le non-respect de l’obligation de discrétion et de loyauté ;
– les critiques, injures, menaces, violences ;
– les erreurs ou négligences commises dans le travail ;
– tout acte de harcèlement (sexuel ou moral).
-> Une sanction disciplinaire doit être proportionnée à la faute commise.
-> À l’exception de l’avertissement, une sanction disciplinaire est de nature à affecter – immédiatement ou non – la présence du salarié dans l’entreprise, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération.
-> Aucun fait fautif ne peut à lui seul donner lieu à sanction, passé un délai de deux mois à compter du jour où l’employeur en a eu connaissance (sauf en cas de poursuites pénales).
-> Une convention collective peut prévoir des dispositions spécifiques en matière de sanctions disciplinaires.

À retenir

Un entretien de recadrage :
– doit être préparé en amont et exige une certaine prise de recul du manager ;
– nécessite un climat de confiance pour faire émerger une solution ou un nouveau comportement ;
– répond au sentiment de justice, d’égalité de traitement et de pratique équitable attendu par tout personnel ;
– doit faire émerger une remise en question, une prise de conscience de la situation par le collaborateur ainsi qu’une critique constructive à la fois pour le salarié défaillant mais aussi pour l’entreprise et la relation entre le cadre et ce dernier ;
– est aussi l’occasion de redonner confiance, réorienter et remotiver le salarié ;
– n’a pas vocation à sanctionner. Pour autant, le manager ne doit pas manquer de mentionner clairement les conséquences si jamais le changement demandé ou l’amélioration souhaitée restait lettre morte.

Pour en savoir plus

Benoit C. Recadrer sans démotiver. L’entretien de recadrage : commet réorienter et (re) motiver un salarié, Gereso Edition, 2e édition, nov. 2015.

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