DIRECTEURS D’EHPAD : DES PISTES POUR MANAGER À DISTANCE

Interview de Richard CAPMARTIN – Dirigeant du cabinet RC Human Recruitment 

Source : GERONTONEWS

Vous êtes confinés chez vous pour cause de Covid-19 mais continuez à gérer votre établissement à distance ? Ou bien peut-être êtes-vous en charge de la direction de plusieurs établissements. Dans un cas comme dans l’autre, pas de formule « clé en mains » pour parvenir à manager à distance. Mais quelques bons réflexes à avoir, comme le soulignent François Scherer, directeur d’Ehpad en Côte-d’Or, et Richard Capmartin, président-directeur associé du cabinet RC Human Recruitment.

Avant tout, ne pas paniquer. Directeur de l’Ehpad associatif La Combe Saint-Victor à Neuilly-Crimolois (Bourgogne-Franche-Comté), François Scherer, testé positif au Covid-19 et confiné à domicile, l’assure: oui, gérer son établissement à distance, c’est possible. L’affaire n’est pas forcément synonyme d’affres sans fin. Même si l’exercice exige un minimum de préparation et d’organisation.

Si la pandémie de coronavirus est inédite à plus d’un titre, « un directeur d’Ehpad dispose d’ailleurs quand même d’un certain nombre d’outils et de protocoles pré-établis, d’une certaine expérience… ne serait-ce que via l’élaboration d’un plan bleu, synonyme de préparation à la gestion d’une crise sanitaire. Autant de réflexes qu’il ne faut pas oublier de mobiliser, y compris lorsque l’on est contraint de manager son établissement à distance », souligne-t-il.

Reste, concède-t-il, que l’épisode ne doit pas durer trop longtemps. Au risque de perdre le lien avec le quotidien de ses équipes. Richard Capmartin, président-directeur associé du cabinet RC Human Recruitment, opine, mettant en avant le fait que la direction d’Ehpad est avant tout « un métier de proximité, dans lequel la relation humaine, la communication, sont essentielles. »

Attention, prévient-il : « Manager des collaborateurs en télétravail en temps de crise sanitaire, et manager au quotidien des salariés sur différents sites, en tant que directeur de plusieurs établissements, sont deux situations distinctes, obéissant à des logiques managériales différentes. Mais les outils à mobiliser sont peu ou prou les mêmes ». Et il y a une constante, c’est que « l’on n’est pas reconnu si on n’est pas là ». Bref, manager confiné, oui… mais pas trop longtemps. Et, en tant que directeur de plusieurs établissements, assurez un minimum de présence sur chaque site – au moins une demi-journée ou mieux, une journée par semaine. Minimum !

Logistique et personnes relais

De quoi avez-vous besoin d’ailleurs pour manager à distance ? La base, c’est d’avoir avec soi les documents sans lesquels on ne peut travailler. Surtout en cas de départ précipité ! « Je suis parti avec l’essentiel, soit mon planning, celui des salariés, mon agenda, et les grilles de paie », explique ainsi François Scherer.

Autre impératif : s’organiser. Logique direz-vous. Mais attention à ne rien oublier. Il faut à tout le moins, souligne Richard Capmartin :

• Un équipement adapté : un ordinateur (qui ne rame pas!), un micro, une webcam, un casque… Et avoir à disposition les logiciels utilisés au quotidien. Sans oublier d’ailleurs de penser que « gestion d’établissement » veut aussi dire « relations avec les familles », et que des logiciels types Familizz peuvent être bien utiles, pointe François Scherer
• Définir des horaires de travail et rester connecté durant ceux-ci
• Chez soi, définir un espace de travail, même s’il est symbolique. Pour François Scherer, c’est « sa table de cuisine »
• Créer / se créer une ambiance de travail
• Et définir et exposer des règles de cohabitation à son entourage.

Bref, « mettre en place un protocole de travail – pauses comprises ! – pour soi et avec ses équipes », résume le directeur de cabinet RH.

Tout aussi impérieux : il vous faut pouvoir vous appuyer sur des personnes relais, au sein de votre/vos établissements. Logiquement, vous penserez à votre équipe d’encadrement, votre adjoint éventuel. Aux chefs de services encadrant au quotidien professionnels soignants, hôteliers, et de restauration. Mais, plus encore en temps de pandémie Covid-19, ces relais sont aussi bien sûr médecin coordonnateur, infirmière coordinatrice, psychologue, voire animateur… ou autres.

« Attention ceci dit à ne pas vous limiter à votre encadrement intermédiaire, surtout si la distance dure. C’est important en termes de dynamique d’équipe », prévient Richard Capmartin. D’autant que c’est « valorisant pour vos équipes ».

« Ainsi, penser à prévoir un échange avec l’agent de service hospitalier (ASH) et l’infirmière exerçant dans le service Covid que vous avez pu monter, ça peut faire la différence », insiste-t-il. François Scherer le dit lui aussi, expliquant s’appuyer notamment, sur son directeur adjoint bien sûr, ayant toutes les délégations de pouvoir nécessaires, mais aussi tout particulièrement sur sa secrétaire et assistante de direction, notamment pour tout ce qui est « gestion de plannings et relations avec les familles ».

Des rendez-vous réguliers pour maintenir la proximité

Le fait de pouvoir s’appuyer sur des personnes relais l’illustre bien : « L’un des plus gros défis du management à distance c’est d’être en capacité de savoir maintenir de la proximité avec ses équipes, » explique Richard Capmartin. Et en la matière, « la base, c’est d’avoir confiance ». « Confiance en l’agilité de son/ses équipes », insiste François Scherer.

Et oui, manager à distance implique de mobiliser certaines qualités ! « Sens de l’organisation, capacité à donner confiance, transparence, bienveillance », sont impératifs, souligne le directeur de cabinet RH. « Patience aussi, notamment lorsque les équipements plantent ! », rajoute-t-il.

Comment faire alors ? Et bien déjà, penser à des « petites choses ». « Des attentions qui peuvent sembler anecdotiques mais qui, là encore, peuvent faire la différence », explique-t-il. Exemples ? « Passer un coup de fil à un collaborateur rentrant de congés pour voir comment il va et lui rappeler que l’on est disponible pour échanger si nécessaire. Ou encore organiser des temps conviviaux, type café virtuel, intéressants en termes de création d’une ambiance de travail commune. Comme un rituel de début de journée par exemple. »

« Mais surtout, bien sûr, organiser et planifier avec ses équipes des réunions hebdomadaires à dates et heures fixes. »

Pour cela, vous avez le choix du média de communication. François Scherer, lui, affiche sa préférence pour le téléphone, craignant de « se faire dévorer par tout ce qui est visio ».

Richard Capmartin met de son côté en avant les atouts des outils de visioconférence type Zoom ou Skype permettant, insiste-t-il, « de garder le lien physique, même à distance ».

« En visioconférence à plusieurs, on se voit, et on peut donc interagir, c’est important », insiste-t-il.

Les outils de communication en cas de management à distance sont légion : téléphone bien sûr, logiciels de visioconférences également, mais aussi messageries instantanées type WhatsApp, Viber ou Slack, outils collaboratifs type Dropbox ou Onedrive, outils de reporting propres à chaque établissement. Veillez à ne pas vous en priver ! Mais n’oubliez pas que l’essentiel reste d’établir une fréquence de communication régulière avec vos équipes. « Il vous faut rythmer vos journées avec ces rendez-vous », martèle Richard Capmartin.

Sans oublier que conduire une réunion à distance est un exercice à part entière. Vos réflexes seront, pour l’essentiel, les mêmes qu’en présentiel. Mais parvenir à stimuler son auditoire à distance n’a rien d’évident, souligne Richard Capmartin. Attention donc, prévient-il, à :

• Ne surtout pas oublier d’adresser à chacun un ordre du jour. En l’accompagnant du rappel de l’heure de début, et de fin de la réunion. Et en rappelant à chacun de vérifier, voire de revérifier, la qualité de son équipement – micro, casque, etc. Au risque sinon de perdre un temps fou !
• Si la réunion a lieu en visio, se connecter dix minutes avant tout le monde pour pouvoir accueillir les participants.
• Nommer un secrétaire de séance chargé du compte rendu de la réunion
• Recommander aux membres de votre équipe conviés de couper leur micro lorsqu’ils ne parlent pas, pour éviter le brouhaha
• Penser gestion du temps – plus encore qu’en présentiel, respecter l’ordre du jour
• Vérifier que tout le monde s’exprime, et notamment les plus introvertis
• À la fin de la réunion, refaire un tour de table pour que chacun liste succinctement ce qu’il a retenu et verbalise les actions définies ensemble
•  Après la réunion, en diffuser un compte rendu synthétique, en n’omettant pas d’insister sur le suivi des actions définies.

Parés ?!

Emmanuelle Debelleix